個人情報の取り扱いについて

　一般財団法人ＩＴＳサービス高度化機構（以下「機構」といいます。）は、「個人情報の保護に関する法律（平成15年5月30日法律第57号、以下「法」といいます。）」に基づき、機構が取扱う個人情報に関し、以下の事項をお知らせします。

1.個人情報取扱事業者の名称・住所・代表者氏名

名　称：一般財団法人ＩＴＳサービス高度化機構
住　所：東京都千代田区二番町１１－７　住友不動産二番町ビル
代表者：理事長　金井　道夫

2.個人情報の利用目的

　機構は、ご本人から直接書面に記載された個人情報を取得する場合は、その都度、法に則り利用目的を明示します。書面によらず個人情報を直接取得する場合、または間接的に取得する場合は、次の利用目的の範囲内で取り扱います。

• お問い合わせ、ご意見等への対応及び業務への反映のために利用するため
• セットアップ業務が適正に実施されることを確保するための対応に利用するため
• 契約の締結、履行及び維持管理並びに契約に基づく通知、請求及び支払等に利用するため
• 各種案内の発送及び連絡のため
• 役職員の採用、雇用管理、労働関係、税関係及び社会保険関係等の法令への対応に利用するため
• 上記の事務に付随する事務に使用するため

3.個人情報の提供

　機構は、次の場合を除き、ご本人の個人情報を第三者に提供しません。

• ご本人の同意がある場合
• 法令に基づく場合
• 人の生命、身体または財産の保護のために必要であって、ご本人の同意を取ることが困難であるとき
• 合併その他の理由による事業の承継に伴い、個人情報を提供する場合
• 国の機関もしくは地方公共団体またはその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合に、ご本人の同意を得ることにより当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがあるとき

4.保有個人データの安全管理のために講じた措置

　機構は、個人情報の漏えい、滅失、毀損等（以下、「漏えい等」）を防止するため、個人情報保護方針を策定したうえで下記の措置を講じています。

• 個人情報保護の責任者を設置し、個人情報保護の体制を整備しています。
• 個人情報の取り扱い方法、責任者の役割等について個人情報の取り扱いに関する規程を策定するとともに、定期的な内部監査等により管理状況の確認を実施しています。
• 個人情報の取り扱いの留意事項等について、職員に定期的な教育・研修を実施しています。
• 個人情報を取り扱う区域の入退出管理などの物理的対策を実施することにより、個人情報への不正なアクセスや持ち出し等を防止するための措置を講じています。
• 情報に応じて、アクセス制限、アクセス証跡の取得、データの暗号化等の措置を実施するとともに、情報システムを外部からの不正アクセスまたは不正ソフトウェアなどから保護する仕組みを導入しています。
• 個人情報を外国に保管する場合には、当該外国における個人情報の保護に関する制度を把握した上で安全管理措置を実施することとしています。
• 万一機構の取り扱う個人情報について漏えい等の事態が生じたときは、法令の定めに従い、個人情報保護委員会への報告やご本人への通知等の適切な対応をとります。

5.開示等の手続き

　機構は、保有個人データの利用目的の通知、開示、訂正・追加・削除、利用停止・消去、第三者提供停止及び第三者提供記録の開示（以下、「開示など」といいます。）を求める申し出があったときは、法令等に基づき対応します。
　開示などの求めに応じる手続き等については「個人情報の開示などを求める手続について」をご参照ください。

6.その他

　機構は、個人情報保護の取り組みのさらなる向上を図るため、または法令その他の規範の変更等に対応するため、本公表事項を予告なく変更する場合があります。
　変更がある場合、機構ホームページ上でお知らせします。

7.苦情の受付窓口

　機構の個人情報の取扱いに関する苦情については、下記までお申し出ください。

　　一般財団法人ＩＴＳサービス高度化機構「個人情報に関する相談窓口」
　　〒１０２－００８４　東京都千代田区二番町１１－７　住友不動産二番町ビル
　　電話番号　０３－５２１６－３８５６
　　受付時間　１０：００～１７：００
　　（ただし、土日祝日、年末年始は除く）

＜個人情報の開示などを求める手続について＞

　機構は、保有個人データの利用目的の通知、開示、訂正・追加・削除（以下、「訂正等」といいます。）、利用停止・消去、第三者提供停止及び第三者提供記録の開示（上記を総称して、以下、「開示など」といいます。）を請求する場合の手続について、以下のように定めています。

１．開示などの請求
(1) 請求の対象となる個人データは、機構が保有し、開示などの権限を有する個人データです。
(2) 請求は、機構が保有している個人データで特定されるご本人（以下、「ご本人」といいます。）または代理人（ご本人から委任された方、または親権者などの法定代理人）に限ります。
(3) 個人データの開示などを請求される場合は、保有個人データ開示等請求書（様式１）に、必要事項を記入のうえ「個人情報に関する相談窓口」へご郵送ください。請求は、書面でのみの受け付けとします。
(4) 請求書を機構へ郵送する際の郵送費用は、ご本人のご負担です。請求書を機構へ郵送する際は、簡易書留郵便など、配達の記録が確認できる方法でお願いします。
(5) 保有個人データの開示及び第三者提供記録の開示の請求には以下の手数料が必要です。請求書を機構へ郵送する際に、手数料分の切手を同封してください。
　　なお、手数料が不足していた場合は連絡しますが、連絡後１週間を経過しても手数料をお支払いいただけない場合、ご請求は無効になります。
　　また、その他別途必要に応じて実費の追加費用負担をご請求する場合があります。
　　請求書１件あたりの手数料の額　８９０円（税込）
　※上記手数料は一般書留（本人限定受取郵便）の郵便料金相当額としています。したがいまして、郵便料金等が変更された場合は、開示等のご請求に関する手数料も変更させていただきますので、あらかじめご了承ください。
　　（郵便料金140円＋一般書留料金480円＋本人限定受取便料金270円＝計890円）
　※保有個人データの開示および第三者提供記録の開示をあわせて一つの請求書で請求する場合は、請求書１件の手数料となります。
(6) 保有個人データの開示および第三者提供記録の開示の請求は、いったん請求いただきましたら、機構がご本人の個人データを保有していない場合、あるいは法令の定める理由により開示などができない場合につきましても、手数料は返却しません。
(7) 訂正等の請求の際は、機構の保有する「どの個人データ」について「どのように訂正等するか」を、具体的に記入ください。

２．ご本人および代理人の本人確認
　請求書を郵送する際に、次の本人確認書類（いずれも氏名、住所、生年月日が確認できるもの）を同封してください。
　その際、個人番号、基礎年金番号、保険者番号及び被保険者記号・番号、本籍地の部分については、黒く塗りつぶすなどによって読み取ることができない状態にしてください。
(1) 請求する方がご本人の場合
　次の①から１点または②から２点